Tässä blogisarjassa syvennymme viiteen keskeiseen (joskaan ei ainoaan) näkökulmaan ja syyhyn, miksi käyttöpääoman optimointiprojektia ei kannata lykätä:
Nimeämme myös miksi kehitystoimenpiteitä käyttöpääoman hallinnan kehittämiseksi ei kannata jättää myöhemmäksi. Avaamme nyt syyt 4 ja 5.
Mitä käyttöpääoman eri osa-alueista vastaavat tai käyttöpääomaan päätöksillään vaikuttavat henkilöt tarvitsevat sen onnistuneeseen hallintaan? Luonnollisesti tärkeää on muodostaa henkilölle ymmärrys hänelle relevanttien KPO-erien tilanteesta, kehityksestä ja mahdollisesti ennusteesta. Tämä puolestaan voidaan saavuttaa pääsemällä käsiksi olennaiseen käyttöpääomaan liittyvään jalostettuun dataan.
Koska käyttöpääoma on yhteydessä useimpiin operatiivisiin ja tukiprosesseihin koko organisaatiossa, myös tieto on tyypillisesti melko hajallaan järjestelmissä kuten ERP. Tämä tarkoittaa, että jotkin olennaiset tiedot eivät edes ole saatavilla asianosaisille osapuolille, esimerkiksi myynti ei ehkä pääse käsiksi myyntisaatava-moduuliin ja ei pysty seuraamaan erääntyneiden laskujen kehitystä tai tuotehallinnolla ei ehkä ole tietoja varaston kierroista.
Näin ollen ensimmäinen tärkeä askel on määritellä, mitä tietoja organisaation eri osat tarvitsevat tehdäkseen perusteltuja päätöksiä. Pelkkä tietojen saatavuus esimerkiksi datataulukoiden muodossa harvoin johtaa hyviin päätöksiin. Selkeän, helppokäyttöisen ja tarkoitukseen suunnitellun raportoinnin avulla ihmiset voivat analysoida ja arvioida nykyistä tilannetta sekä ymmärtää kehitystä tulevaisuutta kohti.
Raportoinnissa on kuitenkin olemassa yleinen ansa: Raportointi on luotu eri sovelluksiin tai raportteihin aiheen mukaan, ei käyttötarpeeseen perustuen. Näin esimerkiksi myynnin kehityksen analysoimiseksi siirrytään myyntiraporttisovellukseen ja varaston tehokkuuden analysoimiseksi varastoraporttiin. Tällainen jako tekee matkasta tiedosta oivallukseen melko haastavaa. Ratkaisu on rakentaa raportit aiheiden sijaan loppukäyttäjän tarpeiden mukaan.
Mutta asiat ovat harvoin näin helppoja. Useimmat henkilöt organisaatiossa joutuvat tekemään päivittäin päätöksiä, jotka saattavat olla linjassa yhden tavoitteen kanssa, mutta ristiriidassa toisen tavoitteen kanssa (ks. muutama esimerkki kuvasta 3). Tyypillisesti tällaisissa tilanteissa päätöksiä tehdään joko opittujen toimintamallien kautta eli tehdään niin kuin ennenkin tai intuition kautta. Käytännössä tilanne on kuitenkin se, että yrityksen kannalta paras päätös voi olla eri ja intuitio johtaa harhaan. Inhimillisestä näkökulmasta vain harvalla on mahdollisuus ja kyky tehdä kokonaisuuden kannalta optimaalisia päätöksiä näissä tilanteissa, varsinkin kun huomioidaan arjen kiireet ja aikataulupaineet.
Dataan perustuva päätöksenteko mahdollistaa tehokkaan ja ihmisystävällisen tavan lähestyä liiketoiminnan kannalta merkittävimpiä päätöksentekotilanteita. KPO-projektille muodostetaan aina faktoihin perustuvat tavoitteet, joita lähdetään saavuttamaan uusilla toimintatavoilla, prosesseilla ja kyvykkyyksillä. Johtamisen että päivittäisen työskentelyn tueksi luodaan lähes poikkeuksetta mittareita, raportteja sekä työkaluja, joiden avulla avainprosessien osalta päästään tekemään kokonaisuuden kannalta järkeviä päätöksiä. Siis optimoidaan käyttöpääomaa, ei minimoida, muistathan.
Antamalla pääsy relevanttiin dataan ja toimiviin raportteihin sekä työkaluihin KPO-projekti kasvattaa organisaation kykyä ja halua datapohjaisen päätöksentekoon, myös muissa aihealueissa.
Dataan perustuvan päätöksenteon matka kannattaakin aloittaa mahdollisimman nopeasti!
Kuten aiempien osioiden sisällöistä pystyy rivien välistä lukemaan, käyttöpääomaprojekti on ennen kaikkea muutos yrityksen kulttuurissa. Kassakulttuurin kehittäminen auttaa parantamaan yrityksen läpinäkyvyyttä operaatioihin ja täten antaa johdolle paremman kuvan yrityksessä tehtävien päätösten vaikutuksesta kassavirtaan. Tämä voi helpottaa parempien liiketoimintapäätösten tekemistä.
KPO-projektin yhteydessä kehitetään organisaation eri osien välistä yhteistyötä erityisesti materiaali- ja informaatiovirtojen kannalta tärkeimmissä kontrolli- ja päätöksentekopisteissä. Näissä pisteissä päätöksenteon perustaminen läpinäkyvyyteen ja faktoihin – eli relevantin datan ympärille, auttaa organisaatioita lähes ikiaikaisen haasteen eli siilojen murtamisen parissa. Erityisesti kun varmistetaan että organisaation, funktioiden ja henkilöiden tavoitteet ja kannustimet ovat linjassa.
Kuten yleisesti tiedetään, kulttuurimuutos on aikaa vaativaa, koska ihmisten toimintatapojen ja -mallien muutos ei tapahdu hetkessä. Käyttöpääoman hallintaan osallistuu kuitenkin tyypillisesti suuri määrä henkilöitä, joille on a) perusteltava muutoksen tarve ja tavoitteet, b) annettava tuki ja keinot muutoksen toteuttamiseen sekä c) kommunikoitava kehityksestä ja tehtyjen toimenpiteiden vaikutuksista. Näin ollen kuten muussakin kehitystyössä myös käyttöpääoman hallinnan kehittämisessä ei kannatta aliarvioida muutosjohtamisen tärkeyttä. KPO on siinä mielessä kiitollinen kehityskohde, että usein tehtyjen toimenpiteiden ja tulosten välille voidaan osoittaa selvä syy-yhteys, mikä lisää motivaatiota seuraavien tulosten saavuttamiseen.
Mitä aikaisemmin käynnistät muutoksen sitä nopeammin muutoksen edut ovat hyödynnettävissäsi!
Käytyäsi läpi kaikki aihealueet sinulle on varmasti alkanut muodostua käsitys, että onnistunut käyttöpääomaprojekti on kompleksinen, mutta merkittävää lisäarvoa yritykselle tuottava hanke ja se edellyttää laajasti yrityksen työntekijöiden osallistamista sekä sitoutumista. Vaikka kokonaisvaltainen projekti saattaa ajallisesti kestää pidempään, onnistumisia saadaan jo pienillä vaiheittaisilla muutoksilla, sillä käyttöpääoman optimointi koostuu harvoin yhdestä tai kahdesta hopealuodista vaan useasta pienemmästä purosta. Takaisinmaksuaika tämän kaltaisilla KPO-projekteilla on tyypillisesti todella lyhyt – puhutaan yleensä kuukausista tai kääntäen, muutaman kuukauden odottelu projektin aloittamisessa maksaa jo usein koko projektin verran.
Lue myös blogisarjan aiemmat osat:
Osa 1: Aika on rahaa
Osa 2: Kasvun polttoainetta ja parempia päätöksiä