Pidemmät maksuehdot toimittajien suuntaan vapauttavat yrityksen kassaan rahaa. Mutta miten toimittajien kanssa voi neuvotella pidemmät maksuehdot? Tässä blogikirjoituksessa jaan toimenpidelistan, jonka avulla voit valmistautua maksuehtoneuvotteluihin. Lisäksi annan vinkkejä, miten voit taklata toimittajien yleisimmät vasta-argumentit.
Pidemmät maksuehdot toimittajille = enemmän rahaa kassassa
Isommassa kuvassa maksuehtoneuvottelut ovat osa käyttöpääoman optimointia. Yritykset neuvottelevat toimittajamaksuehtoja pidemmiksi, jotta ne saisivat vapautettua käyttöpääomaa, eli lisää rahaa kassaan. Etenkin nyt lainakorkojen noustua on raha kassassa erityisen ajankohtainen aihe, sillä se vähentää lainan tarvetta. Lisäksi yrityksen kasvu on järkevä rahoittaa omalla rahalla, jos siihen vain on mahdollisuus.
Seuraavaksi napakka nettokäyttöpääoman teoriaosuus, jotta saat ymmärryksen, mihin osaan nettokäyttöpääomaa maksuehdot vaikuttavat. Alla näet kuvan nettokäyttöpääoman komponenteista esimerkkieuroin:
Myyntisaamiset ja varastot lisäävät nettokäyttöpääomaa. Ostovelat ja saadut ennakkomaksut vähentävät nettokäyttöpääomaa. Toimittajamaksuehtojen pidennyksellä kasvatat siis ostovelan määrää. Mitä pidemmiksi saat neuvoteltua maksuehdot toimittajien kanssa, sitä vähemmän sinulla on nettokäyttöpääomaa eli vapautat rahaa yrityksesi kassaan.
Kuinka paljon rahaa voi vapauttaa kassaan pidentämällä toimittajien maksuehtoja?
Laskukaava maksuehtojen pidentämiselle on erittäin yksinkertainen ja voit helposti laskea sen auki per toimittaja. Laskukaava yhden päivän pidennykselle per toimittaja on seuraava:
12kk ostot € / 365
Tämä luku indikoi siis sitä, kuinka paljon voit vapauttaa rahaa kassaan, jos saat pidennettyä maksuehtoa yhdellä päivällä. Tavoite on toki neuvotella maksuehtoihin enemmän kuin yhden päivän lisää. Havainnollistaakseni euromääriä laskin esimerkkiluvuilla auki, kuinka paljon pidemmät maksuehdot vapauttavat rahaa yrityksen kassaan:
Maksuehtojen pidentämisellä voi siis olla tuntuvia vaikutuksia. Neuvottelut toimittajien kanssa saattavat kuitenkin olla tiukkoja, joten niihin kannattaa valmistautua huolella.
Kolme näkökulmaa kuinka valmistautua maksuehtoneuvotteluihin
Jotta neuvottelut menevät nappiin, kannattaa niihin valmistautua kolmesta eri näkökulmasta.
1. Kokoa yhteen toimittajan talousluvut
Toimittajien talouslukuihin pääset käsiksi hyödyntämällä esimerkiksi AlmaTalentin yritystietopalveluja. Julkisten osakeyhtiöiden talousluvut löydät taas ilmaiseksi näiden yritysten sijoittajasivuilta. Ota selvää ainakin seuraavista luvuista:
A. Liikevaihdon koko ja trendi sekä kannattavuus
Onko toimittajan liikevaihto kasvava vai laskeva? Tekeekö yritys positiivista vai negatiivista tulosta?
→ Tieto vaikuttaa olennaisesti neuvottelun luonteeseen
B. DSO (days sales outstanding)
Mikä on toimittajan suuntaa-antava keskimääräinen maksuehto asiakkailleen? DSO-luvun voit laskea näin: myyntisaamiset / 12kk myynti x 365
→ Vertaa lukua yrityksesi ja toimittajan väliseen maksuehtoon
C. Maksuvalmiussuhde (quick ratio)
Millainen toimittajan lyhyen aikavälin maksuvalmius on? Maksuvalmiussuhteen voit laskea näin: (kassa + rahoituksen arvopaperit + myyntisaamiset) / lyhytaikaiset velat→ Jos luku on yli 1, toimittajan maksuvalmius on hyvällä tasolla, eli toimittajalla on enemmän euroja tai pian saatavia euroja lyhytaikaisten velkojen maksamiseen kuin itse lyhytaikaista velkaa
→ Jos toimittajan maksuvalmius on hyvä, maksuehtojen pidentäminen ei siten merkittävästi vaikuta sen kykyyn suoriutua lyhytaikaisista veloistaan etenkin, jos yrityksesi ei ole sen suurimpia asiakkaita
D. Myynti, kate, kassavirta…?
Selvitä, mitkä luvut ovat toimittajalle tärkeimmät. Tätä tietoa et välttämättä näe suoraan talousluvuista, mutta voit arvioida muista lähteistä, tekeekö toimittaja esimerkiksi kaikkensa kasvunsa eteen, tai kertooko nettokäyttöpääoman tehokkuusluvut, että fokus on kassavirrassa, jne.
→ Tällä tiedolla voit hioa neuvottelutaktiikkaasi, esim. jos myyntieurot ovat tärkeät toimittajalle, voit kartoittaa, voisitko keskittää hankinnat ko. toimittajalle ja saada tällä tavalla heiltä pidemmän maksuehdon
2. Kokoa yhteen omat tietosi toimittajasta
Seuraavaksi analysoi yrityksesi tietokannoista löytyvää dataa koskien toimittajaa. Selvitä ainakin seuraavat tiedot:
A. Osuus liikevaihdosta
Vertaa hankintojesi summaa toimittajan liikevaihtoon.
→ Tämä luku kertoo, kuinka merkittävä asiakas olet toimittajalle
B. Hankintojen tai hintojen kehitys vs. maksuehdon kehitys
Selvitä, miten toimittajan maksuehdot ovat peilanneet hankintojen tai hintojen kehitystä, esim. onko toimittaja nostanut hintoja vuosittain, mutta maksuehto ei ole pidentynyt.
→ Jos löydät epäkohtia, on se kätevä argumentti neuvotteluissa
C. Toimittajan laskutuksen ajankohta
Tarkista, että olet saanut laskun toimittajalta aikaisintaan samaan aikaan hankitun tavaran kanssa – ei ennen kuin tavara on varastossasi.
→ Jos olet saanut laskun ennen tavaran vastaanottoa, maksuehdosta saatu hyöty on mennyt tavaran kuljetusaikaan (tämä riippuu tosin toimittajan kanssa solmituista laskutusehdoista). Käytä tätä tietoa hyödyksesi neuvotteluissa
D. Maksuehdon, materiaalilaadun tai toimitusajan epäsäännöllisyys
Selvitä mahdollisia epäsäännöllisyyksiä maksuehdoissa, materiaalin laadussa tai toimitusajassa.
→ Näitä tietoja voit käyttää vipuna neuvotteluissa, esim. jos materiaalin laadussa on ollut puutteita, voit saada sen turvin pidemmän maksuehdon
E. Toimittajalta hankitun materiaalin varaston kierto omassa varastossasi
Selvitä toimittajan tavaran kiertonopeus omassa varastossasi. Hidas kierto voi johtua esim. toimittajan asettamista suurista minimitilausmääristä.
→ Pitäisikö maksuehdon olla pidempi, jotta toimittaja osallistuisi omalta osaltaan riittävästi toimitusketjun rahoitukseen?
3. Arvioi toimittajasuhdetta
Seuraavaksi kokoa yhteen toimittajasta kerätyt tiedot ja arvioi suhdettanne. Tämä arvio kertoo sinulle mm. sen, kuinka helppoa tai vaikeaa toimittaja on vaihtaa johonkin toiseen samassa hankintakategoriassa.
Määrittele seuraavan nelikentän avulla, mikä laatikko kuvastaa parhaiten suhdettanne ja perusta neuvottelussa käytettävät argumentit sen ympärille:
Mikäli päädyt arviossasi vasempaan alakulmaan, ei neuvotteluita kannata välttämättä edes pitää, sillä saavutettavissa olevat hyödyt ovat luultavasti hyvin pienet. Etenkin pienten toimittajien osalta ei kannata lähteä neuvottelemaan aggressiivisesti pidemmistä maksuehdoista. Pahimmillaan tämä voi jopa kaataa toimittajan eikä se ole kenenkään kannalta hyvä lopputulema.
Toimittajien tyypilliset vasta-argumentit
Maksuehtoneuvotteluihin valmistautumiseen kuuluu myös pohtia toimittajien mahdollisia vasta-argumentteja. Kirjaa näitä ylös ja valmistaudu perustelemaan omat argumenttisi. Olen ollut mukana auttamassa useita asiakkaita eri toimialoilta maksuehtoneuvotteluissa ja olen tässä kerännyt listaa tyypillisistä vasta-argumenteista, joita toimittajat esittävät.
Vasta-argumentti 1: Maksuaikanne on ollut pidempi kuin sopimamme maksuehto.
Valmistaudu ottamalla selville faktat laskutransaktiodatasta ja vastaa itsellesi näihin kysymyksiin:
- Onko laskun myöhästyminen ollut kertaluonteinen tapahtuma vai maksetaanko laskut useinkin myöhässä?
- Onko myöhästyneisiin maksuihin jokin administratiivinen syy, esim. laskujen maksut vain tiettyinä pankkipäivinä?
→ Jos maksut osuvat järjestelmällisesti eräpäivään, näytä tämä faktojen kautta – tästä voi olla huomattavaa etua tietyissä maissa, etenkin Itä- ja Etelä-Euroopassa
Vasta-argumentti 2: Meillä on itsellämme kassavirtahuolia, emmekä sen vuoksi voi pidentää maksuehtoja.
Olet toivottavasti koonnut jo yhteen toimittajan talousluvut. Niistä käy helposti ilmi, onko asia todella näin. Erityisesti näiden kysymysten kautta voit valmistautua tähän vasta-argumenttiin:
- Kuinka vakaa toimittaja on taloudellisesti?
- Tarkista faktat toimittajan talousluvuista (liikevaihto, kannattavuus)
- Mikä on toimittajan maksuvalmiussuhde?
- Kuinka pitkiä maksuehtoja toimittaja näyttää antavan asiakkailleen keskimäärin (DSO)?
- Miltä toimittajan nettokäyttöpääoman tehokkuusluvut näyttävät – onko käyttöpääoman optimointi todellakin fokuksessa?
→ Jos yrityksesi on toimittajalle pieni asiakkuus, ei pidemmällä maksuehdolla ole merkittävää vaikutusta toimittajan kassavirtaan
Vasta-argumentti 3: Hankintamääränne ovat liian pienet, jotta meidän olisi järkevää pidentää maksuehtoa.
Pohdi, onko teidän mahdollista luvata suurempia ostomääriä pidemmän maksuehdon saamiseksi.
Korosta syitä, miksi haluatte pidentää maksuehtoa. Onko päämääränänne esimerkiksi syventää yhteistyötä tiettyjen toimittajien kanssa, jotka voivat antaa pidempiä maksuehtoja?
Vasta-argumentti 4: Voimme pidentää maksuehtoa, mutta samalla myös korotamme hintaa.
Yleisesti ottaen pyri pitämään maksuehdot ja hinnat erillisinä neuvotteluina. Keskity maksuehtoneuvotteluun argumentteihisi nojaten, sen sijaan että tyydyt pelkästään valitsemaan toimittajan antamista vaihtoehdoista.
Valmistaudu kuitenkin laskemalla auki eri skenaarioita, jos toimittaja korottaisi hintoja. Usein hinnan nousu kumoaa pidemmästä maksuehdosta saadut hyödyt. Laske auki, mikä olisi teille parempi vaihtoehto nykytilanteessa. Muista kyseenalaistaa hinnankorotusprosenttia: mihin se perustuu?
Tukea maksuehtoneuvotteluihin?
Knowit Insight voi nopealla aikataululla kartoittaa yrityksenne nykytilanteen ja vapautuspotentiaalin per toimittaja, sekä pitää teille neuvottelukoulutuksen ja antaa teille neuvottelujen läpivientiä tukevia käytännön työkaluja.