Miten pk-yritys voi muuttua datavarmaksi ja kääntää vastuullisuusdatan kilpailuvaltiksi?

Tämä blogi on Knowitin Teknisen kaupan liiton kanssa järjestämän webinaarin inspiroima, jossa vastuullisen liiketoiminnan ja datan asiantuntijamme Mira Malhotra, Markku Haukijärvi ja Petteri Lillberg kertoivat kuinka etenkin pk-sektori voi vastata asiakkaiden vaatimuksiin keräämällä dataa arvoketjustaan ja valjastamalla se kilpailueduksi. 

Vastuullisuusdatan keräämisessä, raportoinnissa ja hyödyntämisessä on kyse väistämättömästä ja pysäyttämättömästä muutoksesta, joka koskee arvoketjun kautta myös niitä yrityksiä, jotka eivät vielä suoraan itse ole EU:n sääntelyn piirissä. Vaatimukset valuvat suurilta yrityksiltä niiden kumppaneille, ja lisäksi vaatimuksia voi tulla yritykseen loppuasiakkaiden, rahoittajien, tilintarkastajien ja henkilöstön suunnalta. 

Datattomuus on iso riski kilpailussa mukana pysymiselle, ja toimitusvarmuuden ohella voidaan alkaa puhua datavarmuudesta. Kilpailutuksissa vastuullisuus tulee monesti olla kunnossa, ennen kuin edes pääsee mukaan hintakilpailuun. Ja vaikka asiakkaat eivät vielä vaatisi vastuullisuusdataa tai -toimia, raha on kuitenkin vihreää – rahoituksen saatavuus on kytköksissä vastuullisuuteen yhä enenevissä määrin. Yhä useammat asiakkaat asettavat vastuullisuusdatan toimittamisen yhteistyön ehdoksi, ja tästä on jo nyt esimerkkejä sekä maailmalta että Suomesta, joissa asiakkaat ovat brutaalisti vaihtaneet toimittajia ilman siirtymäaikoja tai yhteistä kehittämistä. 

Mistä lähteä liikkeelle datan keräämisessä? 

Tietotarpeiden määrittely on lähtökohta datan keräämiseen. Sidosryhmien tarpeiden ja oman roolin ymmärtäminen arvoketjussa on olennaista tehokkaan resurssien käytön takia, minkä lisäksi sääntelykin velvoittaa raportoimaan vain olennaisen. Datavaatimukset kasvattavat yritysten keskinäisriippuvuutta huomattavasti, mutta kasvaneessa läpinäkyvyydessä on myös suurta potentiaalia, ja dialogi sidosryhmien kanssa on tässä avainasemassa.  

Myös toimitusketjuja tulee tarkastella kriittisesti. Etenkin kaukotuontia harjoittavat yritykset voivat kokea haastavaksi saada laadukasta ja riittävää dataa ulkomaisilta toimittajilta, ja tällöin tulee arvioida, kuinka iso riski datattomuus on omalle liiketoiminnalle pitkällä aikavälillä, vai olisiko paikallaan vaihtaa toimittajaa. Toki kaukotuontiin liittyy, etenkin Kiinan osalta, myös muita riskejä kuten geopoliittista epävarmuutta. Vaikka Kiinariskiä on syytä tarkastella kriittisesti, ei Kiinaa pidä nähdä puhtaasti tehtaana; se on teknologinen, tekoälyn voimaannuttava supervalta, joka itse panostaa merkittävästi uusiutuvaan energiaan ja omaan vastuullisuussääntelyynsä.​ 

Kun datatarpeet ovat tiedossa, tulee määritellä mitä järjestelmiä ja integraatioita tarvitaan. Kaupallisia ratkaisuja on mittavasti, mutta mahdollisuuksien mukaan on suositeltavaa hyödyntää olemassa olevia ja niihin yhdisteltäviä järjestelmiä. Jos dataa on merkittävä määrä tai tietotarpeiden määrä kasvaa oleellisesti, kannattaa investoida data- ja analytiikka-alustaan, jolla voidaan automatisoida datan keräämistä, varastointia ja hyödyntämistä tehokkaasti. Tämä on mahdollista toteuttaa kohtuullisen pienellä investoinnilla ja säästää kustannuksia säästyneen ajan ja parempien päätösten kautta. 

Vastuullisuusdata kilpailueduksi 

Vastuullisuusdata on dataa siinä missä muukin, mutta sen kenttä on huomattavasti laajempi kuin perinteisesti kerätyn talous- ja tehokkuusdatan. Se on kuitenkin olennainen osa kokonaisvaltaisen liiketoimintaymmärryksen saavuttamista ja dataohjattua päätöksentekoa, minkä vuoksi sitä ei saa siilouttaa erilleen muusta datasta. Vastuullisuusdatan yhdistäminen muuhun dataan data-alustalla mahdollistaa esimerkiksi paremman skenaarioiden mallinnuksen tulevaisuuteen varautumista varten. 

Vastuullisuusdataa ei kannata vain raportoida, vaan se kannattaa valjastaa myyntivaltiksi esimerkiksi tuomalla data osaksi tarjouksia ja laskuja. Lisäksi tulee olla uskottava päästövähennyssuunnitelma, jota ei voi toteuttaa ilman dataa. Huolimatta lähtötilanteesta, yritys, joka kerää dataa ja systemaattisesti tekee töitä tavoitteidensa eteen voittaa yrityksen, jolla ei ole suunnitelmaa. Päästöjen vähennykset ovat myös asiakkaiden intresseissä, sillä arvoketjun päästöjen vähentyessä myös asiakkaan omat raportoitavat päästöt pienenevät.  

Tiivistettynä, tee ainakin nämä toimet säilyttääksesi kilpailukyvyn myös pitkällä aikavälillä: 

1. Varmista riittävä ymmärrys sidosryhmien tarpeista​, jotta tiedät mitä dataa tulee kerätä. 
2. Määrittele toimintamalli datan keräämiseen toimittajilta ja omasta toiminnasta​.
3. Varmista, että pohja datan keräämiselle on kunnossa (datainfrastruktuuri​). 
4. Tee uskottava visio ja suunnitelma päästövähennyksiin​, jota voit hyödyntää kilpailuvalttina ja viestinnässä. 
   
5. Tarkastele toimittajariskin hallintaa myös vastuullisuusdatan näkökulmasta​.
6. Sisällytä vastuullisuusdatan kerääminen osaksi code of conductia ja hankintasopimuksia. 

Elämme murrosvaihetta, kun sääntely vielä osittain hakee lopullista muotoaan, minkä lisäksi esimerkiksi valtavirtaistuvat vastuullisuusdatan keräämisen ja analysoinnin työkalut tulevat osaltaan ohjaamaan datan keräyksen suuntaa. Se on kuitenkin varmaa, että lähitulevaisuudessa datavarmuus ei ole vain kilpailutekijä, vaan elinehto. Nyt on siis hyvä aika pistää datan keräämisen ja kaupallistamisen toimintamallit kuntoon! 

Jos kiinnostaa kuulla lisää vastuullisuusdatan keräämisen ja analysoinnin työkaluista ja data-ohjatusta päätöksenteosta, kannattaa tulla kuulolle Knowitin ja Microsoftin järjestämään webinaariin, jossa esitellään Microsoftin vastuullisuusdatan raportointityökalua Microsoft Sustainability Manageriä:

Webinar | From data to action: leveraging Microsoft Sustainability Manager for effective sustainability reporting (knowit.fi)