IT-ylläpitopalveluiden tarjoajalla on valtava rooli muun muassa yrityksen IT-palveluiden jatkuvuuteen, kustannustehokkuuteen, tietoturvaan sekä palveluiden toimintaan liittyen. Liiketoiminnan kannalta tärkeän kumppanin valinta voi olla kuitenkin haastava prosessi laajan tarjonnan, monimutkaisten sopimusten sekä oman yrityksen tarpeisiin ja profiiliin sopivan ehdokkaan löytämisen osalta.
Tästä blogista löydät vinkit kumppanin valintaan sekä tyypillisiä sudenkuoppia, jotka saattavat hankaloittaa yhteistyötä tai aiheuttaa liiketoiminnallista haittaa erityisesti pitkällä aikavälillä. Listan avulla voit pohtia organisaatiosi nykytilaa ja tarvittaessa löytää sopivan kumppanin.
1. Palveluntarjoajan koko – mittakaavalla on merkitystä
Oikean kokoisella palveluntarjoajalla sinun mittakaavasi on relevantti. Monet kääntyvät suurien ja tunnettujen IT-tuen tarjoajien piiriin – luonnollisesti tunnettu nimi herättää luottamusta ja palvelut ovat hyvin standardoituja ja toimivia. Mittakaava saattaa tuoda kustannusetuja. Suuremmissa taloissa on kuitenkin myös riskinsä, kuten jäykempi palvelu, byrokratia, hitaampi päätöksenteko ja esimerkiksi toimintatapojen yhteensopimattomuus.Pienen palvelutarjoajan kohdalla resurssit ja osaaminen voivat olla rajallisia ja riippuvaisia avainhenkilöistä. Pienet palvelutarjoajat kuitenkin loistavat henkilökohtaisella ja personoidulla palvelulla, ketterällä innovointikyvyllä sekä kilpailukykyisellä hinnoittelulla pienempien kiinteiden kustannusten osalta.
Kultainen keskitie on tietenkin keskikokoinen palvelutarjoaja, joka pystyy tarjoamaan merkittäviin IT-tarpeisiin suurta palveluntarjoajaa personoidumpaa, mutta pientä palveluntarjoajaa skaalautuvampaa palvelua.
2. Toimialaymmärrys – välttämättömyys vai lisäarvo?
Palvelutarjoajaa miettiessä kannattaa tarkastella myös toimialaymmärryksen tarvetta. Joillakin toimialoilla, kuten terveydenhuollossa, on esimerkiksi tietoturvaan liittyviä tarpeita ja vaatimuksia, jotka vaikuttavat IT-infrastruktuurin ja -palveluiden suunnitteluun ja hallintaan. Toimialaymmärrys näkyy ylläpitopalveluissa esimerkiksi kyvyssä noudattaa sääntely- ja lakivaatimuksia sekä tietosuojamääräyksiä, liiketoimintaprosessien ymmärtämisessä, sekä yhteistyön ja viestinnän helppoudessa.
Palveluntarjoajan toimialaymmärrys on tärkeää, koska se mahdollistaa räätälöityjen ja tehokkaiden ratkaisujen tarjoamisen, auttaa noudattamaan sääntelyvaatimuksia, parantaa liiketoimintaprosessien ymmärtämistä ja optimointia, tarjoaa kilpailuetua innovatiivisten ratkaisujen kautta sekä parantaa viestintää ja yhteistyötä. Tämän vuoksi toimialaymmärrys on keskeinen tekijä palveluntarjoajan valinnassa ja pitkäaikaisen kumppanuuden rakentamisessa.
Kannattaa siis pohtia, onko organisaatiollesi tärkeämpää laaja osaaminen ja resurssit, globaalit näkökulmat, pitkä kokemus ja tärkeät referenssit, vai kenties syvällinen toimialaymmärrys ja joustavuus?
3. Palvelutarjoaman laajuus – nyt ja tulevaisuudessa
Organisaatiosi nykytilaa arvioidessa on hyvä miettiä myös tulevia laajempia tarpeita ja mahdollisen keskitetyn toimittajan tuomia etuja. Kaikki kumppanit eivät suinkaan tarjoa monipuolista ylläpitopalvelua, vaan saattavat erikoistua tiettyyn osaamisalaan, kuten pilviympäristöihin, data-alustoihin tai sovelluksiin. Erikoistuneemman kumppanin selkeitä hyötyjä ovat syväosaaminen ja innovatiivisuus, mutta riskinä rajallisuus ja skaalautuvuuden puute – usein esimerkiksi kasvava yritys tarvitsee laajempaa kokonaisuutta ajan myötä.
Moniosaaja kykenee auttamaan skaalautuvasti ja tarjoamaan integroidun IT-ympäristön, jossa kaikki järjestelmät ja palvelut toimivat saumattomasti yhdessä. Keskitetyt valvonta- ja hallintaratkaisut parantavat IT-infrastruktuurin näkyvyyttä ja suorituskykyä, mikä auttaa nopeammassa ongelmanratkaisussa. Lisäksi keskitetty osaaminen on kustannustehokkaampaa ja mahdollistaa kokonaisvaltaisen teknologisen kehityksen.
4. Osaaminen – syvyyttä vai laajuutta?
Paitsi palvelutarjoaman laajuus, myös osaamisen konteksti ja syvyys ovat huomioitavia seikkoja. Osa kumppaneista keskittyy puhtaasti ylläpito- ja tukipalveluihin, tarjoten usein kustannustehokkaita ratkaisuja järjestelmien jatkuvaan ylläpitoon ja tukeen. Osa puolestaan on liiketoiminnaltaan monipuolisia syväosaajia, tarjoten laajan valikoiman palveluja jatkuvan tuen ylitse. Erityisesti nopeasti kasvavat organisaatiot, suuret yritykset ja konsernit, sekä syvällisen toimialaymmärryksen vaativat organisaatiot hyötyvät syväosaavasta kumppanista.
5. Palvelun joustavuus – kuinka nopeasti kumppani reagoi?
Palveluntarjoajien joustavuus voi vaihdella suuresti riippuen kumppanin koosta, toimintatavasta ja yrityskulttuurista.
Tiukasti sovittuja sopimuksia noudattavat kumppanit ovat toimiva vaihtoehto selkeiden odotusten kannalta: sopimukseen kirjatut palvelutasot (SLA) ja tehtävät ovat tasan sitä, mitä saat. Tällainen kumppanuus on usein joustamaton, ja tilanteen tullessa vaaditaan lisäsopimuksia ja maksuja. Pahimmillaan rajoittunut sopimus voi johtaa siihen, että asiakkaan tarpeet eivät tule katetuksi.
Joustavamman kumppanin kanssa yhteistyö on usein asiakaskeskeisempää, reaktiivisempaa ja ennakoivampaa. Joustavuuden myötä palvelut voivat kuitenkin tulla kalliimmiksi, kun ketteryys vaatii enemmän resursseja palveluntarjoajalta. Ketterä kumppani sopii yrityksille, jotka kaipaavat syväosaamista ja räätälöityjä ratkaisuja ja jotka ovat valmiita investoimaan ennakointikykyyn, asiakastyytyväisyyteen, kasvuun ja kilpailukyvyn tehostamiseen.
6. Kehityskyvykkyys
Kumppanin valinta voi olla keskeinen päätös yrityksen tulevan kehityksen kannalta. Perinteiset ylläpitoon ja tukeen keskittyvät palveluntarjoajat varmistavat järjestelmien vakauden ja jatkuvuuden, mutta innovointi ja palveluiden kehittäminen jää toissijaiseksi.
Kehityskykyisempi kumppani mahdollistaa uusien teknologioiden käyttöönoton, koulutuksen ja ennakoivan seurannan, jotta organisaatiosi on aina aallon harjalla parhaiden käytäntöjen ja teknologiaratkaisujen saralla. Tällainen kumppani voi vaikuttaa positiivisesti operatiiviseen tehokkuuteen, päätöksentekoon ja kilpailukykyyn pidemmällä tähtäimellä, jolloin kumppani on aidosti strateginen kumppanuus, eikä vain vikatilanteiden korjaaja.
7. Palvelutasosopimus ja asiakaskokemus (SLA ja XLA)
Perinteisesti ylläpito- ja hallintapalveluiden toimitus on sovittu ja mitattu palvelutasosopimuksilla (SLA). SLA määrittää vasteajat, palvelun käytettävyyden, ratkaisuajan sekä laadun. SLA:n rinnalle on tuotu myös XLA-mittari, joka voi olla todellisempi lähestymistapa – valitettavan usein ylläpitokumppaniin ollaan nimittäin tyytymättömiä, vaikka SLA-mittariston mukaan tehtäisiinkin huippuduunia. XLA keskittyy siis asiakaskokemuksen ja laadullisten mittareiden arviointiin, jotta voidaan muodostaa kokonaisvaltaisempi käsitys kumppanuuden tilasta.Tavoitteet kirkkaaksi ennen valintaa
Lopullinen kumppanivalinta riippuu pitkälti siitä, mitkä tavoitteet asetat etusijalle. Onko tavoitteena olla toimintavarma ja uusimpia teknologioita hyödyntävä markkinajohtaja? Onko tärkeämpää edullinen hinta nyt, vai strategisen edun tuottama arvo pitkällä aikajänteellä? Standardoitu palvelu vaiko sinun näköisesi, personoitu palvelukokemus?
Jos tarvitset apua sopivan kumppanin valinnassa, olemme valmiina auttamaan. Mikäli jo tunnistit, että yrityksesi tarvitsee ennakoivaa ja innovatiivista IT-kumppania, olemme täällä sinua varten.
Kirjoittaja: Mikko Järvenkylä (Head of Offering, Managed Services) vastaa Knowitilla jatkuvien palveluiden kehittämisestä ja siitä, että ne kohtaavat asiakkaiden tarpeet. Roolissaan Mikko yhdistää strategisen ajattelun ja käytännön toteutuksen, luoden ratkaisuja, jotka tukevat asiakkaiden liiketoiminnan kehitystä.
Knowit ylläpito- ja hallintapalveluiden kumppanina
Olemme ennakoiva ylläpitokumppani suurille ja keskisuurille yrityksille, jotka arvostavat hyvää palvelua ja toimialaymmärrystä.
- Palvelumme räätälöidään aina tarpeeseesi sopivista moduuleista ja tekninen tukemme on valmiina hoitamaan tarvitsemasi toimet viipymättä ympäri vuorokauden.
- Tukemme ulottuu strategisesta suunnittelusta alustojen ja sovellusten kehittämiseen, sekä päivittäiseen operatiiviseen toimintaan.
- Olemme kyvykkäitä nopeaan ja tehokkaaseen ongelmanratkaisuun ja hallintaan yrityksesi koosta riippumatta.
- Laaja asiantuntemuksemme varmistaa onnistuneen tuen erilaisille pilviratkaisuille ja teknisille haasteille.
- Toimintamme ei ole prosesseihin kangistunutta, vaan voit aina odottaa yksilöllisiä ratkaisuja ja tukea tarpeesi mukaan
- Panostamme korkeaan asiakastyytyväisyyteen (4,7/5)
Ylläpito- ja hallintapalveluidemme asiakkaana saat käyttöösi sertifioidut asiantuntijat niin operatiivisen, taktisen kuin strategisen tuen tehtäviin, kasvaviin tarpeisiisi mukautuen. Tutustu ylläpitopalveluihimme tarkemmin palvelukohtaisilta sivuilta, tai ota meihin yhteyttä.
