Vastuullinen hankintastrategia ei ole vain reaktiivinen vastaus regulaatioon – se on strateginen arvovalinta. Strateginen lähestymistapa varmistaa, että vastuullisuus ei jää yksittäisiksi ja irrallisiksi toimenpiteiksi, joita on vaikea mitata.
Miten sitten kestävyys tuodaan osaksi hankintastrategiaa vaikuttavasti siten, että se toimii planetaaristen rajojen puitteissa ja tukee liiketoiminnan tavoitteita? Alla kuvatut kuusi osa-aluetta muodostavat viitekehyksen kestävän hankinnan strategiselle suunnittelulle.
1. Hankintaorganisaatio ja prosessit – pohja systemaattiselle vastuullisuustekemiselle
Selkeästi organisoitu hankintatoiminto, jossa vastuut ja roolit ovat selvät, toimii lähtökohtana tehokkaalle ja vastuulliselle hankinnalle. Tämä tarkoittaa mm. sitä, että kategoriavastuut ovat läpinäkyvät ja vastuullisuus sisältyy kaikkiin rooleihin, ei vain vastuullisuusasiantuntijan tontille. Hankinnan poikkitoiminnallinen rooli on arvokas vastuullisuuden integroimisessa muuhunkin organisaatioon, joten vastuullisuuden tulisi näkyä hankintavastuullisten tavoitteissa, tehtävänkuvassa ja osaamisessa.
Mitattavia tavoitteita voi olla esimerkiksi kategorian päästöjen väheneminen, kierrätysmateriaalien käytön lisääminen tai hukan vähentäminen, riippuen siitä, mikä kyseiselle yritykselle on olennaisinta. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että vastuullisuuskriteerien pitää olla pöydällä tarpeen tunnistamisesta lähtien, ja päästöjen mittaamisen ja raportoinnin pitää sisältyä kaikkiin merkittäviin tarjouspyyntöihin ja toimittajasopimuksiin, jotta tavoitteiden saavuttamista voidaan seurata.
Lisäksi hankinnan keskittyneisyys tai hajautuneisuus vaikuttaa seurattavuuteen. Hyvin hajautetussa hankintaorganisaatiossa linjaukset, toimintaohjeet, kouluttaminen ja järjestelmäohjaus ovat erityisen tärkeitä.
2. Toimittajastrategiat - vastuullisuus valintakriteerinä, ei nice-to-have -ominaisuutena
Vastuullisuus ei toteudu ilman toimitusketjun sitoutumista. Siksi toimittajastrategiat on rakennettava niin, että ne suosivat ja kehittävät kestävästi toimivia kumppaneita. Tämä vaatii käytännössä hyvää toimittajaportfolion tuntemista ja sen luokittelua vastuullisuusmaturiteetin, strategisuuden ja riskien mukaan. Fokus kannattaa luonnollisesti kohdistaa tärkeimpiin kumppaneihin sekä niihin, joihin liittyy eniten riskejä – jos niitä on välttämätöntä pitää toimittajaportfoliossa ollenkaan.
Erilaiset sertifikaatit ovat hyviä indikaattoreita kestävästä toiminnasta, mutta kaikenlaiset viralliset sitoumukset ja uskottavat suunnitelmat ovat ”green flagejä”. Hyviä kriteerejä ovat lisäksi mm. sijainti ja toimitusketjujen monimutkaisuus, läpinäkyvyys raaka-aineiden alkuperässä ja tuotantotavoissa, tuotteiden tai palveluiden elinkaarikustannusten huomiointi ja kotimaisuusaste.
Tälläkin saralla tärkeää on määritellä tavat seurata toimittajan suoriutumista. Kestävyysmittareiden seuranta voidaan ottaa mukaan normaaliin sopimusneuvottelu- tai arviointiprosessiin. Todentamisessa tulee olla mustaa valkoisella, juhlapuheilla ei pötkitä pitkälle. Ehkäpä tehokkaimpia varmentamistoimenpiteitä ovat auditoinnit, joita myös monet kolmannet osapuolet tekevät. Yleensä parhaat lopputulokset saadaan kuitenkin pelkkien vaatimusten sijaan pitkäjänteisellä yhteisellä kehittämisellä.
3. Kulttuuri ja osaaminen - vastuullisuus osaksi arjen tekemistä
Hienot strategiat jäävät sanahelinäksi, jos ne eivät toteudu päivittäisessä työssä ja arjen valinnoissa. Tässä kehitysmyönteisellä ja avoimella yrityskulttuurilla on merkittävä rooli. Osaamisen parantaminen on suhteellisen helppoa, mutta kulttuurin rakentaminen ei olekaan niin suoraviivaista.
Vastuullisuuden integroimisessa kulttuuriin auttavat johdonmukaisuus, arvojen mukainen johtaminen ja rekrytointi, johdon sitoutuminen ja esimerkillä johtaminen, sekä onnistumisista viestiminen ja hyvästä suoriutumisesta palkitseminen, vaikkapa sisällyttämällä vastuullisuus bonuksiin.
4. Hankintakategoriat ja valikoimasuunnittelu – kestävyyden ohjaaminen kategoriatasolla
Strateginen portfolion hallinta tarkoittaa, että jokaiselle kategorialle on oma strategia tai hankintasuunnitelma, joka ottaa huomioon kyseiselle kategorialle olennaisimmat kriteerit, kuten materiaalit, hinnat ja elinkaarivaikutukset. Myöskään vastuullisuus ei toimi one size fits all -periaatteella, joten sen kriteerit, riskit ja tavoitteet tulee yhtä lailla räätälöidä kuhunkin kategoriaan sopivaksi.
Ihannetapauksissa analyysiä voidaan ulottaa tuotetasolle asti. Valikoimasuunnittelussa on tärkeää yhdistää taloudellinen ja kestävyysnäkökulma – voi esimerkiksi olla syytä pohtia, onko erittäin kannattavaa tuotetta järkevää pitää portfoliossa, jos siihen liittyy merkittäviä ympäristö- tai sosiaalisia riskejä, tai kuinka isot päästöt syntyvät huonosti kiertävistä tuotteista, joissa kannattavuuskin on todennäköisesti heikko.
5. Teknologia ja järjestelmätuki – datasta vastuullisuuden selkäranka
Vastuullinen hankinta tarvitsee tuekseen järjestelmiä, jotka mahdollistavat läpinäkyvyyden ja tietopohjaisen johtamisen. Ilman dataa vastuullisuus jää helposti hyvän tahdon varaan ja sitä on vaikea todentaa niin vastuullisuusraportin varmentajille kuin asiakkaillekin. Sopivan datan keräys- ja raportointijärjestelmän valinta riippuu yrityksen tarpeista, kuten raportointivaatimuksista, datan määrästä ja olemassa olevista järjestelmistä ja datakyvykkyyksistä.
Datan keräämisen ja analysoinnin lisäksi järjestelmät toimivat ohjaavina työkaluina, ns. checklisteinä ja portinvartijoina. Esimerkiksi kilpailutustyökaluun voidaan rakentaa valmis pohja olennaisille vastuullisuuskriteereille.
Parhaassa tapauksessa järjestelmät mahdollistavat automatisoidut datan keräämisen ja analysoinnin prosessit, esimerkiksi riskianalyysit, ja vastuullisuusdata kulkee jouhevasti muun datan mukana koko hankinnan elinkaaren läpi aina kilpailutuksesta sopimuksiin ja ostotilauksilta laskuille asti.
6. Markkina-, riski- ja sääntelytietoisuus – toimintaympäristön mahdollisuuksien ja sudenkuoppien tunnistaminen
Vastuullinen strategia on ketterä ja reagoi muuttuviin olosuhteisiin, sekä ennen kaikkea ennakoi niitä. Muutokset voivat liittyä esim. kysyntään ja kuluttajakäyttäytymiseen, teknologiseen kehitykseen tai poliittisiin päätöksiin kuten regulaatioon. Kestävyysriskejä voivat olla esim. kriittisten raaka-aineiden saatavuuden huononeminen, maineriskit ihmisoikeusrikkomuksista toimitusketjussa tai luonnonkatastrofeista johtuvat toimituskatkokset. Toisaalta mahdollisuuksia voivat olla esimerkiksi kuluttajien kasvava kiinnostus kestävyyteen, kehittyneen teknologian myötä kannattavammaksi muuttuvat kestävyysratkaisut sekä uudet kiertotalouteen pohjautuvat liiketoimintamallit.
Taloudelliset riskit tunnistetaan usein melko hyvin, koska ne ovat konkreettisia ja mitattavia. Vastuullisuusriskejä voi olla vaikeampi hahmottaa, koska niissä aikajänne on usein pidempi ja mitattavuus voi olla haastavampaa. Tärkeää onkin analysoida nykyiset ja potentiaaliset riskit säännöllisesti ja pyrkiä porautumaan toimitusketjussa niin pitkälle kuin mahdollista – ensimmäisen asteen toimittajat eivät riitä saamaan kokonaiskuvaa mahdollisista vaikutuksista.
Lopuksi
Vastuullinen hankintastrategia ei ole vain riskien välttämistä – se on mahdollisuus luoda arvoa liiketoiminnalle, erottautua kilpailijoista sekä kasvattaa luottamusta ja yhteistyötä sidosryhmien kanssa. Yllä olevat seikat huomioimalla varmistat oikean suunnan ja liiketoiminnan jatkuvuuden. Tiivistettynä; mittaa, seuraa, kehitä yhteistyössä, fokusoi tärkeimpiin alueisiin, muokkaa strategiaa ketterästi ja opi virheistä.
Kaipaatko tukea vastuullisen hankintastrategian luomiseen? Ota meihin yhteyttä alla olevalla lomakkeella, ja rakennetaan yhdessä kestävämpää hankintaa!
