Metsäkeskus näkee ketterässä kehittämisessä paljon mahdollisuuksia

Metsäkeskus on metsätalouden edistämisen asiantuntijaorganisaatio, jolla on ympäri Suomea yli 70 toimipistettä. Sen tehtäviin kuuluvat lakien noudattamisen valvonta kaikkien Suomen metsien osalta, metsätaloustukien hallinnointi sekä moninaiset osaamisen ja tiedonsaamisen edistämistehtävät.

Henna Etula on toiminut Metsäkeskuksessa kehityspäällikkönä toukokuusta 2018. Hänellä on takanaan pitkä kokemus talosta eri rooleissa, mutta hän siirtyi nykyiseen tehtäväänsä Metsäkeskuksen perustaessa uuden Kehityspalvelut-yksikön koordinoimaan viiden ydinjärjestelmän ympärille keskittyvää sovelluskehitystä. Useat tiimit kehittävät ulkopuolisten toimittajien avulla palveluita kuten metsaan.fi, jossa metsänomistaja voi tarkastella oman metsänsä tietoja.

Miksi ketterä kehittäminen?

Metsäkeskuksen sisällä alettiin jo ennen vuotta 2017 kiinnittää huomiota sovelluskehittämisen toimintamallien hajanaisuuteen. Hajanaisuuden lisäksi heillä oli kokemuksia aiempien projektien aikataulujen venymisestä, ja sen vuoksi haluttiin löytää tapa saada tuloksia nopeammin.

Etula valottaa tuolloista tilannetta: ”Emme me ihan nollasta lähteneet, joissakin projekteissa oli jo aikaisemmin pyritty ketterään tapaan. Mutta vaikka yksi tiimi olisi kuinka ketterä, niin ei se kokonaisuutta auta, jos neljä muuta tiimiä tekee eri tavalla.”

Joulukuussa 2017 ketterän kehittämisen malliin siirtyminen sai kosolti vauhtia taakseen uuden kehitysjohtajan saavuttua organisaatioon. Oman aiemman kokemuksensa pohjalta hän suositteli ketterän kehittämisen metodia otettavaksi käyttöön koko sovelluskehityksen laajuudella.

Ketterään malliin valmistautuminen lähti täysipainoisesti käyntiin Etulan uuteen tehtävään nimittämisen jälkeen toukokuussa 2018. Vielä uusi tekemisen tapa ei ole ehtinyt edetä käytännön tasolle, mutta odotuksia on luonnollisesti virittynyt. ”Ajatus on se, että säätäminen kalenterien kanssa vähentyisi. Jatkossa tiedetään, että kun teen näin, niin se vaikuttaa tuohon ja tuohon. Voi melkeinpä pistää laput silmille ja keskittyä tietyn sovelluksen kehittämiseen”, Etula hymähtää.

Mitä on tehty ja miten?

Syksyn 2018 aikana räätälöitiin yleisestä SAFe-viitekehyksestä Metsäkeskuksen oma versio. Kymmenen päivän työpajatyöskentelyn avulla syntyi organisaation oma SAFe-käsikirja, joka jalkautetaan metsäkeskuslaisille ja sovellustoimittajille kevään 2019 aikana neljänä kuukauden mittaisena sprinttinä.

”Minun mielestäni ketterään kehittämiseen liittyy todella paljon mahdollisuuksia. Enää ei tarvitse sanoa, ettei jokin asia onnistu, koska luotan että SAFe-viitekehys auttaa löytämään ratkaisun. Olenkin profiloitunut talon sisällä jo eräänlaiseksi SAFE-saarnaajaksi – toivotaan ettei kukaan kyllästy siihen”, Etula virnistää. ”Ihmissuhdetyötähän tämä on, se täytyy aina muistaa.”

Metsäkeskuksen kaavailuissa on julkaista sovellustuotantoja neljännesvuosittain. Työskentely pohjautuu kahden viikon sprintteihin. Suuri osa sovellustoimittajista on Helsingissä, mutta loput – etenkin Product Ownerit – ovat Metsäkeskuksen hajautetun organisaation mukaisesti levittäytyneet ympäri Suomea.

”Muutosvastarintaa ei juurikaan ole enää havaittavissa, johtokin on hyvin sitoutunut. Enemmänkin meillä on ilmassa semmoinen henki, että kun nyt ollaan aikamme puhuttu, puhuttu ja puhuttu, niin jospa vain ruvettaisiin tekemään”, Etula naurahtaa. ”Mutta ymmärrämme kyllä olla realisteja siinä mielessä, että tähän uuden mallin oppimiseen menee varmasti kaksi vuotta: ensimmäinen vuosi harjoitellaan, toisena alkaa jo tulla rutiinia.”

Mitä odotuksia, mitä edessä

Ulkopuoliset toimittajat ovat suhtautuneet ketterään kehittämiseen siirtymiseen positiivisin mielin. ”Pääosin heillä on peukku ylhäällä, ovat jo jonkin aikaa odottanut, että Metsäkeskus siirtyisi ketterään malliin”, Etula toteaa. ”Ja onhan se aika lailla selvää, että kokonaisuus saadaan jatkossa nopeammin kasaan, kun meillä on valmis malli jota noudattaa.”

”Meidän haasteemme on pystyä määrittämään, mitä toimittajan kehittäjätiimi tekee. Meillä kyllä tajutaan, ettei tiimiä kannata pitää tyhjäkäynnillä, mutta käytännössä niin voi käydä huonon valmistelun takia. Siihen täytyy pystyä panostamaan enemmän aikaa. Meillä usein yritetään tehdä liian monta asiaa yhtä aikaa, mistä aiheutuu tarpeettomia viivytyksiä”, Etula selvittää.

Muutosmatkalla voi olla edessä myös vanhoista rakenteista johtuvia sudenkuoppia.
”Esimerkiksi meidän oma käyttöpalveluiden palveluympäristömme on melko jäykkä, asennuksia täytyy tilata viikkoja etukäteen. Nyt käymmekin olemassa olevia sopimuksia läpi, niin tiedämme mitä voimme tavoitella ketterän mallin nimissä sitten, kun tulee sopimusten uusimisen aika”, Etula kertoo.

Ja kuten Etula jo edellä toi esiin, muutos on viime kädessä ihmisistä kiinni.

”He jotka ovat tajunneet mallin, ymmärtävät että työ voi muuttua mielekkäämmäksi. Osa sitten ihan yleisen kaavan mukaisesti suhtautuu uuteen malliin epäilevästi. Mutta täytyy luottaa siihen, että jokainen hoitaa oman roolinsa, niin homma toimii kokonaisuutena”, hän painottaa lopuksi.

Kolme tärkeintä oppia

1. Selkeä vastuutus. Jonkun täytyy suunnitella työkokonaisuus viime kädessä yksin, ei komiteatyönä. Sitten voidaan keskittyä siihen, mitä ollaan tekemässä ja mitä halutaan saada aikaan.
2. Jos ensimmäinen versio ei toimi, niin ei jäädä tuleen makaamaan vaan tehdään uudestaan.
3. Tämä niin kuin mikä tahansa johtaminen tai muutos vaatii taitavaa ihmisten käsittelyä.

Haluatko lukea lisää julkishallinnon kokemuksista ketterään kehittämiseen

Ketterän kehittämisen yksi tärkeimmistä periaatteista on tiedon ja kokemuksien jakaminen. Tässä hengessä olemme haastatelleet kolmea julkishallinnon organisaatiota hiukan eri näkökulmista ja keränneet heidän kokemuksiaan ja oppeja ketterästä kehittämisestä.