Viisi vinkkiä onnistuneeseen intraan
Intranetin hankintaa valmisteleva törmää nopeasti valintoihin: Toteuttaako pilveen, paikallisesti vai hybridinä? SharePoint vai vaikkapa Google tai Episerver? Perusratkaisu, tuotepaketti vai itselle räätälöity? Paljonko maksetaan ja milloin otetaan käyttöön? Nämä kysymykset kuitenkin johtavat helposti harhaan. Liikkeelle kannattaa lähteä teknologian sijaan käyttäjistä. Käyttöönoton yksityiskohtia tärkeämpää on tuottava elinkaari. Aika uudelle intralle? Tässä viisi ajatusta avuksesi.
1 - Käyttäjä kaiken keskelle
Käyttäjä on kuningas. Hän maksaa intrasi ja ehkä palkkasikin aiempaa paremmin tuottavalla työpanoksellaan. Jos näin ei ole, miksi hän käyttäisi aikaansa intran ihmettelyyn? Onnistunut intra-käyttöönotto alkaa käyttäjiin tutustumalla: Keitä he ovat, mitä he yrittävät saada aikaiseksi ja millaisista välineistä he haaveilevat työpäivänsä sujuvoittamiseksi? Ehkä tulosta tukevia, mutta muuten mahdollisimman huomaamattomia?
2 - Intra on vain osa ratkaisua
Huomioi ja viesti ymmärtäväsi, että erinomainenkin intranet on vain yksi väline työntekijän digitaalisessa työkalupakissa. Tunnista eri sovellusten roolit ja huomioi käyttäjäryhmien osin toisistaan eroavat tarpeet. Laadi pelikirja, joka kertoo mitä sovellusta käytetään mihinkin tarkoitukseen ja miksi. Erityisesti Office 365 -käyttäjien sovellusvalikoima elää ja kehittyy nyt kovaa vauhtia ja moni aiemmin intrassa tehty asia hoituu sujuvammin omilla sovelluksillaan.
3 - Ymmärrä elinkaari
Onnistunut käyttöönotto ei tuo hyötyjä – sen tekee vuosien tuloksekas käyttö. Tämä edellyttää jonkin verran muutostöitä vuosien varrella. Käyttäjien tarpeet ja sovellusten roolit kehittyvät ja vaatiihan hyvä työpäiväkokemus perinteisessäkin toimistoympäristössä silloin tällöin maalia seinille. Käyttäjien tarpeet ja mieltymykset, kuten ympäröivä organisaatiokin, muuttuvat ajan mittaan. Suunnittele heti alusta jatkokehitysmalli, jotta pysyt käyttäjien lähellä ja pystyt toteuttamaan muutokset suunnitelmallisesti.
4 - Älä anna teknologian viedä
Intranetin voi toteuttaa onnistuneesti monella eri alustalla. Viimekädessä teknologia on vain väline työn muuttamisessa. Selvitä teknologiavalintojen rajoitukset ja mahdollisuudet ja pidä huoli, ettei käyttöönoton kiireessä sorruta ylläpidettävyydeltään heikkoihin ratkaisuihin.
5 - Analytiikkaa - käyttäjille
Analytiikka ei ole ulkoisen markkinoinnin yksinoikeudella käyttämä taikasauva, vaan välttämätön väline, jolla pystyt tukemaan eri käyttäjäryhmiä saamaan itsestään ja toisistaan irti parhaan mahdollisen. Tarjoa palvelua eri toiminnoille ja käyttäjäryhmille: Mitä tavoitteita esimerkiksi myynnillä tai asiakaspalvelulla on tänään? Mitä he tekevät ja yrittävät tehdä intrassa? Miten voisit intranetin ja sen analytiikan avulla auttaa heitä?
